W codziennej pracy z dokumentami spore znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, ale także późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę albo trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych zadań.
Program do zarządzania dokumentami daje możliwość uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest co więcej implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Przeciwnie przeprowadza się dokumenty związane z obsługą klientów, a inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednak zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.
W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny tworzyć spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez dany czas. Istotne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad wręcz bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z zdarza się, że staje się trudne w obsłudze. Problemem bywają także różne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do użycia nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie w szczególności tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz także jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, zwłaszcza w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może też obsługiwać metadane, tj. data wykonania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Powinno się również pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można usunąć po zakończeniu obowiązującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do ludzi, którzy potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików albo odejścia pracownika odpowiedzialnego za określony obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Więcej informacji: program do zarządzania dokumentami.