Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia szczegółów umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.
Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie obowiązujące potrzeby, ale też sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które de facto należą do jednej sprawy. Na przykład, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię zmian. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie za każdym razem wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Ważne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.
Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pomiędzy osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w odpowiednim miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeśli wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak testom przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych lub nieaktualnych danych. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują również uwarunkowanie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z owych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, aby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przemian. Sama data przemian nie rozjaśnia, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może posiadać znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.
Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz też sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw a także innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje kontroli jakości oszczędzonych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię należy automatycznie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru należy określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.
Na organizację archiwum wpływają także zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także stosowanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących zaleceń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu automatycznie znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest również postępowanie w przypadku zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która uprzednio odpowiadała za dane materiały. Odrębnej kontroli wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu powinno się co więcej sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani niebagatelnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie tylko jednorazowy odcinek jej uporządkowania.
Źródło informacji: kontrola czasu pracy pracownika.