Sposób przygotowania pracowników do sytuacji związanych z pożarem zależy między innymi od rodzaju wykonywanych zadań, układu pomieszczeń oraz materiałów i urządzeń znajdujących się w danym miejscu. Inne zagadnienia mogą posiadać znaczenie w biurze, inne w warsztacie, magazynie czy obiekcie produkcyjnym. Szkolenia ppoż obejmują zwykle podstawowe zasady dotyczące powstawania pożarów, sposobności alarmowania a także zachowania w czasie zagrożenia, niemniej jednak w praktyce ważne jest też odniesienie tych informacji do codziennych warunków pracy.
Pracownik powinien rozumieć, dlaczego określone czynności są zabronione albo wymagają zachowania szczególnej ostrożności. Przykładem może być pozostawianie materiałów w pobliżu źródeł ciepła albo blokowanie dostępu do urządzeń użytych do gaszenia. Takie sytuacje nie zawsze wynikają z celowego lekceważenia zasad. Często są skutkiem pośpiechu, niewłaściwej organizacji stanowiska lub przyzwyczajenia do wykonywania określonych czynności w ten sam sposób.
W sytuacji większych zakładów znaczenie ma również podział obowiązków w trakcie zdarzenia. Szkolenia ppoż dla firm mogą uwzględniać zasady bieżące osoby wykonujące różnorakie zadania, ponieważ reakcja pracownika znajdującego się wprost przy źródle zagrożenia może wyglądać zupełnie inaczej niż postępowanie osoby odpowiedzialnej za organizację ewakuacji. Istotne pozostaje uwarunkowanie, w jaki sposób przekazywana jest informacja o pożarze i kto podejmuje określone działania. W rzeczywistych warunkach problem może pojawić się wówczas, gdy alarm jest słabo słyszalny w części pomieszczeń, ktoś nie zna aktualnego układu budynku lub jedna z dróg wyjścia jest czasowo niedostępna. Dlatego sama znajomość ogólnej procedury nie zawsze wystarcza. Podczas omawiania zasad warto odnosić się do możliwych utrudnień i sytuacji niekonwencjonalnych. Dotyczy to także osób odwiedzających obiekt, pracowników tymczasowych czy ludzi, którzy wykonują swoje zadania w różnorakich częściach budynku. Ich obecność może wpływać na przebieg ewakuacji i wymagać uwzględnienia w przyjętych zasadach organizacyjnych.
Istotnym elementem pozostaje rozpoznawanie głównych zagrożeń związanych z wyposażeniem stanowiska pracy. Urządzenia elektryczne, instalacje, substancje łatwopalne czy materiały wykorzystywane w procesach technologicznych mogą wymagać odmiennych sposobów postępowania. Szkolenia przeciwpożarowe pozwalają omówić te różnice bez ograniczania się do samego wskazania sprzętu gaśniczego. W praktyce znaczenie ma bowiem też moment, w którym pracownik powinien przerwać wykonywaną czynność, odłączyć urządzenie, jeśli można zrobić to bez narażania się na zagrożenie, powiadomić inne osoby albo opuścić pomieszczenie. Nie zawsze istnieje sposobność dokładnej oceny sytuacji, zwłaszcza gdy pojawia się dym albo ogień bardzo szybko się rozprzestrzenia. Próba zastosowania niewłaściwego środka gaśniczego może w dodatku skomplikować sytuację. Z tego powodu wiedza przekazywana pracownikom powinna obejmować też ograniczenia powiązane z podejmowaniem samodzielnych działań. W znaczącej liczbie przypadków bardzo ważne staje się szybkie przekazanie informacji o zagrożeniu i sprawne opuszczenie strefy, w której występuje niebezpieczeństwo.
Na sposób funkcjonowania zasad przeciwpożarowych wpływają też codzienne nawyki pracowników. Z czasami pewne czynności realizowane są w sposób automatyczny, a drobne odstępstwa od ustalonych reguł mogą zostać uznane za nieistotne. Problem pojawia się wtedy, gdy kilka takich sytuacji występuje jednocześnie. Przestawiony sprzęt, zastawione przeżycie, zmieniona organizacja stanowiska i brak panującej informacji dla nowych pracowników mogą sprawić, że przedtem przyjęte rozwiązania przestają odpowiadać faktycznym warunkom. Dlatego przy prowadzeniu szkoleń warto uwzględniać nie tylko i wyłącznie przepisy i definicje, lecz także zmiany zachodzące w miejscu pracy. Znaczenie ma również okresowe przypominanie kluczowych zasad, w szczególności gdy pracownicy wykonują zadania w różnorakich lokalizacjach lub ich obowiązki ulegają zmianie. Informacja dotycząca ochrony przeciwpożarowej powinna być możliwa do wykorzystania w konkretnym miejscu, z uwzględnieniem jego ograniczeń, sposobu organizacji pracy a także sytuacji, które mogą wystąpić podczas codziennego użytkowania obiektu.
Zobacz także: szkolenia przeciwpożarowe.