W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera bieżące dane. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie kluczowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument tyczy się kilku sekcji działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. O ile plik zostanie przypisany jedynie do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest również zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów bardzo istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej sprawdzeniu. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, jednak dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce powinno się określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził modyfikację i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia zmian nie zawsze wyjaśnia przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach potrzebny jest dodatkowy komentarz albo zapis decyzji. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli użytkownicy pobierają dokumenty na własne urządzenia i w późniejszym czasie przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tym samym momencie widoczne. Ustalenie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów umożliwia ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument trzeba wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednak dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją treść. Problem pojawia się w szczególności w trakcie przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, ale niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy wybrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też porównanie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, niemniej jednak nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych powinno się przy tym uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest także postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest potrzebny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, ale też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat należy a dodatkowo kontrolować możliwość odczytu używanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Więcej informacji: kontrola czasu pracy pracownika.