Sporo informacji przekazywanych w trakcie rozmów ma znaczenie głównie w chwili, gdy padają konkretne słowa. Po pewnym czasie pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio albo wideo do formy pisemnej.
W współzależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby albo wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a inaczej spotkanie, w trakcie którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają też pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (zobacz również: transkrypcja cennik). W takich przypadkach nie trzeba automatycznie zastępować niezrozumiałych słów swoją interpretacją, ponieważ wręcz niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.
Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać wykorzystany w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania a także celu, któremu ma służyć dokument. Ważne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi a także możliwość odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie zawsze właściwe jest także poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich niedociągnięcia, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien więc wynikać z tego, czego wymaga dokładnie określone wykorzystanie materiału.
W praktyce na prawdę dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Praktyczny stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie pozwala niedwuznacznie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu potrafią sprawić, że pojedyncze słowo staje się skomplikowane do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią równocześnie. Wtedy konieczne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i ranking go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, niemniej jednak nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której rzeczywiście nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym w szczególności ważne jest rozdzielenie tego, co wynika bezpośrednio z nagrania, od tego, co mogłoby być jedynie domysłem osoby wykonującej zapis.
Znaczenie ma także sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i w razie potrzeby może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się również zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu a także fragmentów, których nie można szczegółowo odczytać. W sytuacji kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może później utrudnić interpretację całego dokumentu. Istotna jest też jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk albo nagranie zrobione z dużej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu powinno się brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie formę tekstu, lecz również sposobów i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.
Polecam: transkrypcja nagrań.