Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Zupełnie inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a całkiem inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania bardzo dobrze pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób użycia otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pomiędzy zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto przedtem ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca świetnie sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy kluczową uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również prześledzić oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, szczególnie gdy ma bardzo duże przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie należy także pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana zupełnie inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak także ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie umożliwia uniknąć modyfikacji w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod kątem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Analogicznie wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji ważne jest zatem nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak też jak działa wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Źródło informacji: wesele w plenerze pod Warszawą.