Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, spore przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Całkiem inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób użycia otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca świetnie sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy priorytetową uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także prześledzić oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa także temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma bardzo duże przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się zmodyfikować. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i podmiany powietrza. Nie należy też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, ale również ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć przekształceń w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeżeli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Tak samo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest zatem nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak także jak działa wówczas, gdy jednocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Więcej informacji na stronie: Ostoja Borucza.