Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie głównych reguł higieny, niemniej jednak też o administrowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad testom oraz sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Właściwie każdy z tych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ niedociągnięcia mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją należy wnikliwie przeanalizować obieg żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać także codzienne ograniczenia organizacyjne (sprawdź również informacje na stronie: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i sposobność oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takiej sytuacji trzeba określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W zwykłym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje także podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie sprecyzowanej osobie. Dotyczy to np sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Istotne jest uwarunkowanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem albo brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są rzeczywiście realizowane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy również aktualizować po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, lub pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie powinno się zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przemian. Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do de fakto stosowanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Identycznie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich wykorzystania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Zobacz także: gastronomia.